Je privacy policy moet voor iedereen vindbaar zijn

Om aan de wet te voldoen moet de vereniging een privacy policy (privacybeleid) hebben. De mensen van wie de je persoonsgegevens hebt opgeslagen, dan wel gaat opslaan, moet je goed informeren over hoe je met persoonsgegevens omgaat en informeer je over hun rechten. Dit doe je met de privacy policy. Deze moet bovendien ook makkelijk te vinden zijn. Je website is daarvoor het meest geschikt. Je kan bijvoorbeeld in de footer de privacy policy opnemen en in al je documenten en e-mails daarnaar verwijzen.

Inhoud privacy policy
In de privacy policy breng je mensen op de hoogte van hun rechten zoals:

  • inzagerecht;
  • recht op rectificatie;
  • recht om vergeten te worden;
  • recht op beperking van verwerking;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens;
  • recht van bezwaar.

Stichting AVG heeft een privacy policy geschreven die alle deelnemers voor de eigen vereniging kunnen gebruiken als basis.

Aandachtspunt
Een persoon heeft altijd het recht om zijn persoonsgegevens in te zien. Je kunt deze persoon een kopie van bijvoorbeeld het aanmeldingsformulier met zijn of haar gegevens overhandigen.

Do’s en don’ts op je werkplek
Om privacybescherming meer handen en voeten te geven binnen je organisatie adviseren we te werken met do’s en don’ts voor op je werkplek. Hieronder een paar voorbeelden:

  • Blokkeer altijd je beeldscherm bij het verlaten van jouw werkplek;
  • Laat documenten met persoonsgegevens nooit onbeheerd achter op je bureau of bij de printer;
  • Kies nooit voor automatisch opslaan van inloggegevens op je computer;
  • Besef dat openbare netwerken niet veilig zijn;
  • Let op wat je deelt via sociale media;
  • Bedek altijd je webcam om ‘meekijken’ te voorkomen;
  • Gebruik nooit de inlog van een collega en geef je inloggegevens ook niet door aan een collega;
  • Zorg ervoor dat je mobiele telefoon beveiligd is met een inlogcode of vingerherkenning.

 

Over Stichting AVG voor Verenigingen
Stichting AVG voor Verenigingen is er voor en door verenigingen. Vanuit de verenigingswereld is het initiatief gestart en zijn de juiste experts samengebracht om een manier te vinden waardoor alle verenigingen in Nederland zo eenvoudig mogelijk aan de AVG-wet kunnen voldoen. Het resultaat is een (online) programma. Verenigingen worden hierbij stap voor stap door alle vereisten van de nieuwe privacywet geloodst, met een AVG-verklaring aan het eind.

Als vereniging kan je eenvoudig aan de slag. Meld je hier aan. Heb je interesse vanuit een koepelorganisatie? Lees dan hier hoe we samen alle verenigingen AVG-proof maken.

 

2017-12-04T20:30:04+00:00