Mag mijn vereniging beeldmateriaal van minderjarige leden publiceren?

In hoofdlijnen zijn de regels onder de AVG hetzelfde als onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dat komt er op neer dat je foto’s van minderjarige leden wel mag publiceren, maar alleen als je daarvoor toestemming hebt gekregen. Nieuw is dat je als vereniging moet kunnen aantonen dat deze toestemming is verleend en dat je maatregelen hebt genomen om de beelden te beschermen. We gaan op beide onderdelen verder in.

Toestemming van ouder/voogd of lid
Wil je beeldmateriaal (video/foto) publiceren van leden jonger dan 16 jaar? Dat kan online zijn, maar ook in het papieren clubblad, dan heb je toestemming nodig van zijn of haar ouder/voogd. Bij minderjarigheid, maar ouder dan 16, mag het lid daar zelf toestemming voor geven. Onder de AVG moet je de toestemming kunnen aantonen (bijvoorbeeld een handtekening op papier). En het moet bovendien makkelijk zijn om de toestemming weer in te trekken. Beelden moeten dan verwijderd worden als iemand daar later om vraagt.

Toestemming moet aan 3 voorwaarden voldoen
Om elke twijfel uit te sluiten moet de toestemming hier aan voldoen:

  • Deze moet vrij en niet onder druk gegeven zijn.
  • Deze moet ondubbelzinnig zijn. Je mag niet uit gaan van het principe ‘wie zwijgt, stemt toe’.
  • Je moet toestemming vragen voor een specifieke verwerking en een specifiek doel. Bijvoorbeeld om via beeldmateriaal op de site verslag te doen van een toernooi.

TIP: vraag in een keer toestemming voor de publicatie van beeldmateriaal voor meerdere activiteiten gedurende het jaar. Je moet dan wel per activiteit aan de drie voorwaarden voldoen.

Beveiligen van beeldmateriaal

Onder de AVG moet je aan kunnen tonen dat je voldoende technische en organisatorische maatregelen hebt genomen om beeldmateriaal van minderjarige leden te beschermen.

Een praktisch voorbeeld: wil je alleen ouders en (minderjarige) leden toegang geven tot het beeldmateriaal? Dan is een aparte omgeving binnen je website, waar alleen deze groep op in kan loggen, een goede oplossing. Let wel op: deze moet wel met https beveiligd zijn. Lees meer hierover in één van onze andere kennisberichten.

Er zijn ook apps en andere online diensten op de markt die het mogelijk maken om binnen een afgeschermde groep beelden te delen. Let er wel goed op wat de aanbieder met de persoonsgegevens doet. Dat lees je terug in de privacy policy. Niet alle internationale diensten voldoen namelijk aan de regels die binnen de AVG gelden.

 

Over Stichting AVG voor Verenigingen
Stichting AVG voor Verenigingen is er voor en door verenigingen. Vanuit de verenigingswereld is het initiatief gestart en zijn de juiste experts samengebracht om een manier te vinden waardoor alle verenigingen in Nederland zo eenvoudig mogelijk aan de AVG-wet kunnen voldoen. Het resultaat is een (online) programma. Verenigingen worden hierbij stap voor stap door alle vereisten van de nieuwe privacywet geloodst, met een AVG-verklaring aan het eind. Als vereniging kan je eenvoudig aan de slag. Meld je hier aan. Heb je interesse vanuit een koepelorganisatie? Lees dan hier hoe we samen alle verenigingen AVG-proof maken.

2018-02-19T13:31:27+00:00